Les questions se rapportent à l'utilisation du modèle ISOSTD30. Elles sont réparties comme suit:
Si votre question n'est pas dans la liste, soumettez-la au service d'assistance.
Mon ordinateur fonctionne très lentement lorsque j'utilise le modèle ISO.
Lorsque la taille du fichier excède une certaine valeur, l'exécution du programme ralentit, notamment lorsque de nombreux graphismes sont insérés (les équations établies à l'aide de l'Éditeur d'équations sont considérées comme des graphismes par Word), et, dans le cas de documents plus volumineux, des messages d'erreur pour cause de mémoire insuffisante empêchent un fonctionnement normal du logiciel. Ces problèmes ne sont pas dus au modèle ISO mais à Word et au système d’exploitation (par exemple, Windows 3.11 ne peut gérer plus de 16 méga-octets de mémoire vive, même si l'ordinateur est équipé de plus). L'ISO recommande donc que les figures soient dans des fichiers séparés et ne soient pas insérées dans le fichier pour traitement de texte (voir Comment insérer un fichier graphique).
La vitesse de défilement d'un document contenant de nombreux graphismes peut être augmentée en remplaçant temporairement les graphismes par des boîtes: dans le menu «Outils», sélectionner «Options» puis l’onglet «Affichage»; dans la zone «Affichage», cocher l’option «Espaces pour images». Les graphismes apparaîtront alors comme des boîtes rectangulaires à l’écran mais seront imprimés correctement. Pour afficher les graphismes à nouveau, décocher l’option «Espaces pour images».
L’option «Marquer les corrections en cours de frappe» crée aussi des problèmes de mémoire, principalement lorsque le document comporte des graphismes et des tableaux. En conséquence, l’ISO recommande d’éviter d’utiliser cette option, mais, au lieu, de faire une copie de sauvegarde du fichier avant d’y porter des modifications et d’utiliser cette copie aux fins de comparaison lorsque tous les changements auront été effectués.
Voir également la section «Optimisation de Word» dans le manuel de l’utilisateur ou l’aide en ligne. [retour]
La fenêtre de dialogue pour les titres d’annexe ne permet pas d’entrer des accents ou des caractères spéciaux non présents sur le clavier.
Ce type de caractères peut être inséré en utilisant la touche Alt si vous connaissez le code ASCII correspondant, ou (mieux!) en tapant le titre correct en remplacement de celui qui aura été inséré après création de l’en-tête d’annexe sur le document (cela n’est pas gênant car le titre n’est pas dans un champ). [retour]
Le correcteur d’orthographe ne fonctionne pas correctement sur les documents en anglais.
Le problème vient du fait que la langue française figure comme attribut dans la définition du style Normal;paragraph.
Si le dictionnaire de la langue anglaise est installé sur votre système, sélectionner le document entier en utilisant le menu Edition, puis dans le menu Options, la langue «Anglais (GB)». (Il convient de noter qu’en suivant ce mode opératoire, la langue anglaise devra être appliquée manuellement aux notes de bas de page et aux en-têtes et pieds de page si nécessaire.)
Si vous travaillez avec Word 95 sur un document en anglais basé sur le modèle ISO et que vous importez du texte provenant d’un fichier basé sur un autre modèle, désactivez la vérification automatique de l’orthographe avant d’appliquer les styles du modèle ISO, sinon le nombre important d’erreurs découvertes engendrera des messages d’erreur et provoquera des dysfonctionnements de certaines fonctionnalités (par exemple, la liste des titres, signets, notes de bas de page, etc. n’apparaîtra pas dans la fenêtre des renvois). [retour]
Après des modifications dans les panneaux à l’aide du bouton Doc.Info, tout le texte du document a disparu et est remplacé par un champ indiquant «Erreur! Aucune entrée de table des matières n’a été trouvée!».
Cela arrive lorsqu’un document élaboré à l’aide d’une des versions antérieure du modèle ISO est rattaché à la version 3.0 et que ce document ne contient pas le titre «Sommaire» dans le style convenable. Il convient alors de:
1. cliquer sur le bouton «Annuler» de la barre d’outils standard pour annuler la dernière action; et
- si le titre «Sommaire» existe, lui réappliquer le style zzContents en procédant comme suit: placer le point d’insertion dans le mot «Sommaire», dans le menu «Format», sélectionner «Style…», puis «zzContents» et cliquer sur le bouton «Appliquer», ou
- si ce titre n’existe pas, insérer un paragraphe vide entre le saut de section précédant l’avant-propos et le titre «Avant-propos», saisir «Sommaire», dans le menu «Format», sélectionner «Style…», puis «zzContents» et cliquer sur le bouton «Appliquer», sélectionner alors le titre «Sommaire» ainsi que la marque de paragraphe qui le suit puis, dans le menu Format, choisir «Caractères», cocher l’attribut «Masqué» et cliquer sur le bouton OK;
2. cliquer sur le bouton Update All. [retour]
Une partie du texte entré comme élément de titre dans le panneau 4 n’apparaît pas dans le document.
Si ce texte contient des guillemets (“ et ” ou « et »), saisir une barre oblique inversée (\) avant chaque guillemet. [retour]
Le titre n’apparaît pas comme désiré dans le document parce qu’il n’est pas possible d’insérer des caractères italiques ou soulignés dans le panneau 4 ainsi que des caractères spéciaux autres que ceux disponibles dans la police (texte normal), ou parce que le titre est trop long et provoque un message d’erreur.
Positionnez le curseur à la fin du titre sur la page 1, avant la marque de paragraphe. S'assurer que le point d'insertion n'est pas dans le champ (zone grisée), appuyez sur la touche «retour» et saisissez le titre correct. Supprimez ensuite le titre engendré sur la page 1 par le modèle. Lorsque vous mettrez à jour les champs, les codes de champ contenant les informations relatives au document seront placés à la fin du titre correct que vous avez saisi. Ne supprimez ce titre en aucun cas. Vous pouvez copier le titre correct et le coller sur la page de garde à la place de celui engendré par le modèle. [retour]
À partir d'un certain point dans le document, la numérotation des paragraphes sans titre (p2 à p6) est incorrecte.
Cela arrive lorsque
a) certains des paragraphes sans titre précédents ont été insérés dans un tableau: voir Modèle ISO et document type ISO, version 3.0 — Manuel de référence, A.10, ou
b) des styles de caractères sont présents dans les éléments sur lesquels on cherche à appliquer le style p2, p3, p4, p5 ou p6. Il faut alors supprimer ces styles de caractères comme suit.
- Dans le menu Format, sélectionner «Style…».
- Cliquer sur le bouton «Organiser».
- Dans la fenêtre «Organiser», sélectionner l’onglet «Styles».
- Dans la liste déroulante de gauche, sélectionner le style de caractères gênant et cliquer sur le bouton «Supprimer».
- Confirmer la suppression en cliquant sur le bouton «Oui».
- Cliquer sur le bouton «Fermer».
NOTE Pour mémoire, les styles de caractères de ISOSTD30 sont: Appel de note de bas de p., CODE, Numéro de page, Police par défaut, TableFootNoteXref, zzSTDAutomation et zzNormalFont. Il convient de ne pas les supprimer. [retour]
Le deuxième tableau s’intitule de lui-même «Tableau 1».
Cela arrive lorsque l’intitulé «Tableau 1» figurant dans le squelette est conservé dans le document.
Pour résoudre le problème:
- Dans le titre du premier tableau, sélectionner les termes «Tableau 1 — » et presser la touche «Effacer» du clavier.
- Sans déplacer le point d’insertion, cliquer sur le bouton «Styles» et sélectionner «Titre de tableau».
- Sélectionner le champ contenant le chiffre «1» dans l’intitulé du deuxième tableau et presser la touche F9 du clavier.
- Si nécessaire, répéter l’opération 3 pour tous les titres de tableau suivants. [retour]
Les numéros d'articles et de paragraphes ne sont pas correctement mis en forme (certains sont en italiques alors que d'autres sont en caractères maigres ou dans une police incorrecte).
Ces numéros sont mis en forme conformément aux spécifications stockées dans la marque de paragraphe située à la fin du titre de l'article ou paragraphe en question. Pour corriger toute mise en forme incorrecte, procéder comme suit.
1. Si nécessaire, cliquer sur le bouton «Afficher/Masquer ¶» de la barre d’outils Standard pour afficher les marques de paragraphes.
2. Sélectionner la marque de paragraphe à la fin de chaque titre concerné et
- lui appliquer la mise en forme correcte, si elle est connue, en utilisant les boutons de la barre d’outils de mise en forme, ou
- lui appliquer le style convenant à ce paragraphe en utilisant le bouton «Styles». [retour]
Dans les listes non ordonnées, le tiret n’apparaît pas. Dans les listes ordonnées, les identificateurs des termes d’énumération ne sont pas correctement mis en forme (certains sont en italiques alors que d'autres sont en caractères gras ou dans une police incorrecte).
Ces éléments sont mis en forme conformément aux spécifications stockées dans la marque de paragraphe située à la fin du paragraphe en question. Pour corriger toute mise en forme non désirée, procéder comme suit.
- Si nécessaire, cliquer sur le bouton «Afficher/Masquer ¶» de la barre d’outils Standard pour afficher les marques de paragraphes.
- Sélectionner la marque de paragraphe à la fin de chaque paragraphe concerné et lui appliquer la mise en forme correcte en utilisant les boutons de la barre d’outils de mise en forme (police: Helvetica, taille: 10 points, pas gras, pas italique, pas souligné). [retour]
Lorsqu'un des styles prévu pour les énumérations est appliqué a un terme d’énumération commençant par un nombre, ce nombre disparaît.
Cela est un comportement normal de Word. Pour éviter que le nombre soit supprimé, taper une lettre juste avant, appliquer le style, puis supprimer la lettre. [retour]
La table des matières contient des messages d'erreur à la place des numéros de page.
Placer le point d'insertion n'importe où dans la table des matières et presser la touche F9 du clavier. Sélectionner l'option «Mettre à jour les numéros de page uniquement» et cliquer sur le bouton OK. [retour]
Les numéros de page indiqués dans la table des matières sont différents de ceux dans le document.
Mettre la table des matières à jour en plaçant le point d'insertion n'importe où dans la table. Presser la touche F9 du clavier. Sélectionner l'option «Mettre à jour les numéros de page uniquement» et cliquer sur le bouton OK. [retour]
Comment modifier la table des matières pour faire apparaître une structure plus ou moins développée ?
1. Placer le point d'insertion dans la table des matières.
2. Choisir la commande «Tables et index…» du menu Insertion.
3. Sélectionner l'onglet «Table des matières» et choisir la mise en forme personnalisée, puis cliquer sur le bouton «Options…».
4. Sélectionner ensuite dans la liste «Styles disponibles» un style devant figurer dans la table des matière. Dans la case à droite du nom du style, taper un chiffre de 1 à 9 indiquant le niveau que les titres portant ce style occuperont dans la table des matières.
- Répéter cette opération pour chacun des styles désiré dans la table des matières.
- Supprimer les numéros de niveau de tous les styles ne devant plus figurer dans la table des matières.
NOTE Dans la mise en forme personnalisée, tous les niveaux ont exactement la même présentation.
5. Cliquer sur le bouton OK pour fermer la boîte de dialogue «Options de la table des matières».
6. Cliquer sur le bouton OK pour compiler la table des matières.
Voir également Certains éléments ont disparu de la table des matières. [retour]
Certains éléments ont disparu de la table des matières.
Lorsque la table des matière a été personnalisée (voir Comment modifier la table des matières pour faire apparaître une structure plus ou moins développée), l'option de mise à jour de la table des matières devra être décochée dans la fenêtre Update All, sinon la structure redeviendra ce qu'elle était à l'origine. Pour mettre à jour la table des matières en conservant la nouvelle structure, positionner alors le point d'insertion dans la table des matières et presser la touche F9 du clavier. [retour]
Lorsque du texte est copié d’un autre document vers le modèle ISO, l’ancienne mise en forme de paragraphes est conservée, et la mise en forme de caractères est modifiée.
Occasionnellement, des modifications mineures de mise en forme d’un paragraphe sont effectuées sans changer la définition du style. Ces formats appliqués directement en utilisant une commande de mise en forme ne sont pas modifiés lorsque le texte est collé dans un autre document. Pour éliminer l’ancienne mise en forme, sélectionner le paragraphe concerné et appliquer le style approprié du modèle ISO en utilisant le bouton «Styles». Si cela ne produit pas l’effet escompté, resélectionner le paragraphe et presser les touches Ctrl + Q et Ctrl + barre d’espace.
La plupart des commandes (ou boutons de la barre de menu) de mise en forme de caractères agissent comme des commutateurs, en appliquant et enlevant alternativement la mise en forme. La mise en forme de caractères appliquée par l’intermédiaire d’un style de paragraphe a le même effet. Dans ces cas, il convient de réappliquer la mise en forme de caractères. [retour]
Dans un document en parties, le dernier caractère du numéro de référence dans l’en-tête de la page 1 ne s’imprime pas.
Vérifier les marges permises par votre imprimante et modifiez-les pour se conformer à celles du modèle ISO (pour connaître les marges définies pour le modèle, choisir la commande «Mise en page…» du menu Fichier et sélectionner l'onglet «Marges»). [retour]
La liste des titres, signets, notes de bas de page, etc. n’apparaît pas dans la fenêtre des renvois.
Cela arrive avec Word 95, sur les documents en anglais basés sur le modèle ISO.
Désactivez la vérification automatique de l’orthographe pour libérer l'espace mémoire que cette fonction occupe. (Voir également Le correcteur d’orthographe ne fonctionne pas correctement sur les documents en anglais.) [retour]
Comment insérer dans un document un tableau ou un graphique réalisé à l’aide d’un tableur ?
Il est parfois utile de tirer avantage des fonctionnalités d’un tableur pour créer des tableaux ou des graphiques, ou pour calculer des données. Néanmoins, pour assurer d’une part la réutilisation des fichiers de traitement de texte et d’autre part qu’ils n’auront pas une taille excessive (voir Mon ordinateur fonctionne très lentement lorsque j'utilise le modèle ISO), il est essentiel de respecter les exigences suivantes.
- N’utilisez pas de couleurs.
- N’insérez pas de tableaux élaborés à l’aide d’un tableur comme images ou comme objets. Insérez-les plutôt dans le fichier texte comme un tableau ou comme du texte (pour la façon de procéder, consulter un manuel relatif à Microsoft Word). Ensuite, transformer toutes les données en un tableau, si elles ne le sont pas déjà, et appliquez les styles appropriés aux divers éléments du tableau. Vous pouvez prendre contact avec le Secrétariat central de l’ISO si vous rencontrez des difficultés pour obtenir la mise en forme désirée en utilisant le traitement de texte.
- Sauf si vous savez que le récipiendaire du fichier possède le même logiciel que celui ayant servi pour élaborer un graphique avec le tableur, n’insérez pas ce graphique comme un objet mais comme une image. [retour]
Comment insérer un fichier graphique ?
1. Placer le point d’insertion à l’endroit où vous voulez insérer le graphisme dans le document.
2. Dans le menu Insertion, choisir «Image».
3. Dans la zone «Nom du fichier», taper ou sélectionner le nom du fichier à importer. (Si le nom du fichier n’apparaît pas dans la liste, sélectionner un autre lecteur, répertoire ou dossier, ou cliquer sur le bouton «Chercher» pour rechercher le fichier à un autre emplacement.)
4. Activer la case à cocher «Lier au fichier», puis désactiver la case à cocher «Enregistrer dans le document».
En pratiquant ainsi, la taille du fichier texte n’augmente pas de manière considérable. Par contre, si le fichier source n’est pas disponible, seule une boîte rectangulaire apparaîtra à l’écran. Si le fichier source est disponible, le traitement de texte affiche une représentation du graphisme basée sur les données du fichier source mais ne stocke pas la représentation dans le fichier texte. Chaque fois que le traitement de texte affiche le graphisme, l’image à l’écran est produite à partir du fichier source. En conséquence, l’affichage du graphisme est plus long que s’il était stocké dans le fichier texte.
Pour augmenter la vitesse de défilement dans un document qui contient de nombreux graphismes, il est possible de remplacer temporairement les graphismes par des espaces réservés: dans le menu «Outils», sélectionner «Options…», sélectionner l’onglet «Affichage», puis activer la case à cocher «Espace pour images» sous «Affichage». Les graphismes sont alors affichés sous forme de boîtes rectangulaires à l’écran mais sont réellement imprimés. Pour afficher à nouveau les graphismes, désactiver la case à cocher «Espace pour images».
Il convient de noter que l’ISO recommande que les fichiers graphiques soient envoyés comme fichiers séparés, accompagnés d’une copie papier.
(Voir également Je ne peux pas insérer de fichiers graphiques au format DXF dans mon document.) [retour]
Je ne peux pas insérer de fichiers graphiques au format DXF dans mon document.
Le filtre pour les fichiers DXF n'est pas installé d'office avec Word. Si vous utilisez Word 6, ce filtre n'est jamais installé. Il est par contre présent sur la disquette de convertisseurs supplémentaires pour Word 6, à commander à votre revendeur. Si vous utilisez Word 95, il n'est installé que lorsque l'option d'installation «complète» a été choisie. Le filtre graphique peut être ajouté séparément par le programme d'installation. [retour]
NOTE Ces instructions ne s’appliquent pas aux vocabulaires (voir Comment créer un vocabulaire multilingue), dont les index ne peuvent être compilés automatiquement car les fonctionnalités de Word 6 ne permettent pas d'obtenir la présentation que l'ISO désire.
1. Marquer les entrées d'index dans le document.
2. À la fin du document, insérer un saut de page.
3. Taper le titre «Index» et lui appliquer le style ANNEX par l'intermédiaire de la commande «Style…» du menu Format.
4. Choisir la commande «Tables et index» du menu Insertion. Sélectionner l'onglet «Index» et choisir les options désirées. Cliquer sur le bouton OK.
5. Placer ensuite le curseur dans l'index. Choisir la commande «Numéros de page…» du menu Insertion. Cliquer sur «Format…» et cocher «A la suite de la section précédente». Cliquer deux fois sur le bouton OK. [retour]
Comment insérer des pages au format paysage ?
1. Placer le point d'insertion à l'endroit où doit commencer la nouvelle section. Choisir la commande «Saut…» du menu Insertion. Sélectionner l'option «Page suivante» et cliquer sur le bouton OK.
2. Choisir la commande «Mise en page…» du menu Fichier. Sélectionner l'onglet «Taille» et choisir l'option «Paysage». Sélectionner ensuite l'onglet «Disposition» et décocher l'option «Première page différente». Cliquer sur le bouton OK.
3. Choisir la commande «Numéros de page…» du menu Insertion. Cliquer sur «Format…» et cocher «A la suite de la section précédente». Cliquer deux fois sur le bouton OK.
4. Si cela est jugé nécessaire, dans l'en-tête, augmenter la taille de la deuxième cellule du tableau à 17,5 cm.
NOTE Comme Word 6 ne permet pas de réaliser des tableaux à l'italienne (au format paysage) tout en conservant les en-têtes et pieds de page comme dans une section au format portrait, il est également possible d'insérer seulement le titre du tableau à l'endroit approprié puis de laisser un espace libre correspondant à la dimension du futur tableau, ce dernier étant alors placé dans une section spécialement aménagée à la fin du document. Cela nécessitera néanmoins un montage manuel une fois le document imprimé. [retour]
Comment transférer dans le modèle ISO le fichier d'un document élaboré avec un autre modèle ?
NOTE 1 Le squelette du modèle ISO est divisé en trois sections. La première constitue la page de garde, la deuxième comporte les éléments informatifs préliminaires (sommaire, avant-propos et introduction) et la troisième le reste du document. Chacune de ces sections a une mise en page particulière, notamment au niveau des en-têtes et pieds de page.
NOTE 2 Il est recommandé de travailler avec les caractères non imprimables (marques de paragraphe, caractères de tabulation, espaces, etc.) visibles de telle façon que, lorsqu'on copiera du texte, on s'abstienne de sélectionner la marque de paragraphe finale du dernier paragraphe faisant l'objet de la sélection. Cette marque de paragraphe stocke la mise en forme du paragraphe concerné et celle de la section si elle précède un saut de section. Lorsque seul le texte est collé dans un autre document, il prend la mise en forme du paragraphe dans lequel il est collé (voir également Lorsque du texte est copié d’un autre document vers le modèle ISO, l'ancienne mise en forme de paragraphes est conservée, et la mise en forme de caractères est modifiée).
1. Créer un nouveau document en utilisant le modèle ISO. Compléter les informations requises par les panneaux.
2. Ouvrir le fichier contenant le texte à transférer (fichier source) et passer sa structure en revue pour voir s’il contient des sauts de section. En cas de présence de tels sauts, ils ne devront en aucun cas être copiés dans le nouveau document (voir note 2). On devra par contre s'interroger sur le bien-fondé de leur présence.
Les sections contenant des éléments sur plusieurs colonnes devront être remises sur une seule colonne ou remplacées par des tableaux si la présentation le nécessite. Dans la mesure du possible, les tableaux à l’italienne (au format paysage) devront être remis à la française.
3. Copier le texte de l'avant-propos dans le fichier source (à l’exclusion du texte standard — qui figure déjà dans le squelette du nouveau document), et le coller à l'endroit adéquat dans le nouveau document. Procéder de même avec le texte de l'introduction s’il en existe une.
4. Supprimer tout le texte qui se trouve en dessous du titre «Domaine d'application» dans le nouveau document. Dans le document source, copier le texte compris entre le titre «Domaine d'application» et la première annexe ou le premier saut de section rencontré. Coller cette sélection dans le nouveau document. Si nécessaire, créer une nouvelle section dans le nouveau document, et la paramétrer. Dans le document source, copier le contenu de la section suivant celle qui a été précédemment copiée et la coller dans le nouveau document. Continuer ainsi jusqu'à atteinte de la première annexe.
5. En ce qui concerne les annexes, il existe deux méthodes différentes.
- Soit créer la première annexe dans le nouveau document en utilisant le bouton «Annexes», copier le contenu de l'annexe dans le document source et le coller dans le nouveau document. Procéder de même pour l'ensemble des annexes.
- Soit copier-coller les annexes en même temps que le reste du texte. Créer les en-têtes d'annexes en utilisant le bouton «Annexes» (ils iront se placer à la fin du document), déplacer-les aux endroits convenables et effacer les anciens titres.
6. Fermer le document source.
7. Effectuer un nettoyage du nouveau document (supprimer les paragraphes vides, les marques de paragraphes et sauts de page manuels non désirés, etc.) et appliquer les styles du modèle ISO, paragraphe par paragraphe, par l'intermédiaire du bouton «Styles». [retour]
Comment créer un vocabulaire multilingue ?
Pour un vocabulaire bilingue, créer un nouveau document basé sur le modèle ISO, sélectionner «Anglais» comme langue du document dans le deuxième panneau du modèle, et entrer les éléments du titre en anglais dans les trois premières zones du quatrième panneau du modèle et le titre en français dans les trois autres zones.
La table des matières de la partie anglaise du document pourra être générée automatiquement si les principes qui suivent sont respectés. Celle concernant la partie française ne peut être automatisée et devra être entrée manuellement. Les versions anglaise et française de l'avant-propos et de l'introduction, si elle existe, doivent être en vis à vis, la version anglaise étant placée à gauche. Lorsque ces éléments sont présents, vous pouvez, par exemple, copier celui déjà établi dans une langue pour élaborer la version dans l'autre langue. Si ces éléments sont plus longs qu'une page, des sauts de page doivent être insérés pour respecter cette règle.
Ensuite, au début de la section 3 du document, au lieu d'utiliser l'option de mise en forme sur deux colonnes de votre traitement de texte pour créer la présentation sur deux colonnes, utiliser un tableau avec trois colonnes ayant les largeurs suivantes: 8,5 cm; 1,05 cm; 8,5 cm. La première colonne recevra le texte en anglais et la troisième le texte en français (la deuxième colonne est laissée vide et constitue l'espace entre les deux langues). Fixer l'espace entre les colonnes à 0 cm et autoriser le fractionnement des lignes sur plusieurs pages.
Déplacer le titre du document, ainsi que la marque de paragraphe qui le suit, dans la cellule supérieure gauche du tableau et taper le titre en français dans la cellule supérieure droite en utilisant le style Special et une mise en forme identique à celle du titre anglais. Pour les titres des articles (ainsi que pour tous les autres éléments qui sont numérotés automatiquement), appliquer le style du modèle dans la colonne contenant le texte en anglais; dans la colonne contenant le texte en français, utiliser le style Special pour les styles à numérotation automatique correspondants, et appliquer la mise en forme manuellement. Commencer une nouvelle ligne de tableau pour chaque nouvel article ou paragraphe.
Pour les termes et les définitions, l’ensemble de l’article (numéro de l'article, terme, symbole, …, définition, exemples et notes) doit être dans une seule cellule du tableau. (De cette manière, l'alignement des numéros d'article dans l'une et l'autre langue est assuré.) Comme ces éléments n'ont pas de numérotation automatique, le style correct peut être appliqué à la fois sur la version anglaise et sur la version française.
Pour les notes de bas de page, positionner d'abord le point d'insertion à l'endroit où le renvoi doit être inséré dans le texte en anglais et sélectionner la commande «Footnote/Note de bas de page» du menu Insertion. Dans le volet de note, taper le texte de la note de bas de page en anglais, appuyer sur la touche Retour et entrer le texte de la traduction de la note de bas de page en français. Positionner ensuite le point d’insertion à l’endroit du texte en français où le renvoi correspondant doit être inséré. Dans le menu Insertion, sélectionner «Renvois…». Dans la boîte de dialogue Renvoi, sélectionner la catégorie «Note de bas de page». Dans la liste «Insérer un renvoi à», sélectionner «Numéro de note de bas de page». Dans la liste «Pour la note de bas de page», sélectionner la note que vous venez de créer. Cliquer sur le bouton «Insérer», puis sur le bouton «Fermer». Dans le document, sélectionner le nouveau renvoi dans le texte français. Dans le menu Format, sélectionner «Style…». Dans la liste des styles, sélectionner «TableFootNoteXref» et cliquer sur le bouton «Appliquer». Placer le point d’insertion juste après le renvoi dans le texte français et insérer une parenthèse fermante.
Pour ajouter une figure, insérer une nouvelle ligne de tableau où la figure doit se trouver et fusionner ses cellules. Insérer un lien vers le fichier graphique contenant la figure (voir Comment insérer un fichier graphique). (Il convient que la figure soit centrée dans cette cellule.) Dans un nouveau paragraphe sous la figure, appliquer le style FigureTitle et taper le titre de la figure en anglais. Presser la touche Retour et taper «Figure x —», suivi du titre de la figure en français. Centrer ce nouveau paragraphe et le mettre en caractères gras. Revenir au titre en anglais et réduire l’espace «après» à 0 pt. Lorsqu’une légende, des notes ou des notes de bas de figure doivent être insérées, elles doivent l’être dans une ligne de tableau à trois colonnes ayant la même présentation que celle décrite plus haut.
Si des annexes sont nécessaires, insérer une annexe avec sont titre en anglais à l’aide du bouton «Annexe» de la barre d’outils ISOSTD. Ensuite, créer un tableau à trois colonnes ayant la même présentation que celle décrite plus haut. Transférer le titre complet de l’annexe, ainsi que la marque de paragraphe qui le suit, dans la cellule supérieure gauche du tableau et taper le titre en français dans la cellule supérieure droite en utilisant le style Special et une mise en forme identique à celle du titre anglais. En ce qui concerne les articles, les paragraphes, les figures, les tableaux et les autres éléments, procéder comme décrit ci-dessus. Insérer un saut de page avant le tableau contenant l’annexe.
Pour l’index alphabétique des termes en langue anglaise , cliquer sur le bouton «Annexe» dans la barre d’outils ISOSTD. Taper «Alphabetical index» comme titre d’annexe et cliquer sur le bouton OK. ensuite supprimez l’en-tête de l’annexe et l’indication de son statut. Placer le point d’insertion juste avant le deuxième paragraphe vide sous le titre «Alphabetical index» et insérer un saut de section «continu». Utiliser l’option de mise en forme des colonnes pour créer une présentation sur trois colonnes dans la nouvelle section. Les termes doivent être présentés par ordre alphabétique, avec la même typographie que celle qu’ils ont dans les articles, et doivent être divisés par groupes de mots commençant par la même lettre, chaque groupe étant précédé de cette lettre, en majuscule. Chaque terme doit être suivi du numéro d’article correspondant. (Voir l’index dans l’ISO 10241 pour un exemple de présentation.) Une fois terminé, insérer un saut de section «continu». Appliquer à cette nouvelle section une mise en forme sur une colonne. Créer ensuite l’index alphabétique des termes en langue française sur une nouvelle page en procédant comme décrit ci-dessus, mais en tapant comme titre «Index alphabétique» au lieu de «Alphabetical index».
NOTE 1 Les index ne peuvent pas être compilés automatiquement car les fonctionnalités de Word 6 ne permettent pas de réaliser la présentation indiquée ci-dessus.
NOTE 2 Pour créer les index, au lieu de retaper les articles et leur numéro, il est préférable de copier la colonne contenant tous les termes et définitions dans une langue donnée, de la coller dans l’index approprié, de retirer tous les éléments autres que les termes et les numéros d’articles, et d’ajouter une nouvelle colonne dans laquelle les numéros d’articles seront transférés. Ensuite, les entrées peuvent être triées par ordre alphabétique et le tableau converti en texte.
NOTE 3 Ne pas modifier la référence du document, qui ne tient pas compte du fait que le document est bilingue. Elle sera rectifiée par le secrétariat central. [retour]
Quand utiliser l’Éditeur d’équations ?
Il convient d’utiliser l’Éditeur d’équations pour les équations et formules développées.
Comme les équations préparées à l’aide de cet éditeur sont insérées dans le document en tant qu’objets (voir Mon ordinateur fonctionne très lentement lorsque j'utilise le modèle ISO), son utilisation n’est pas recommandée pour les équations simples et les symboles dans le texte.
Les paramètres de l'Éditeur d'équations sont propres à l'environnement Word de l'utilisateur et peuvent être définis à partir de la barre de menus en haut de l'écran lorsque l'utilisateur se trouve en mode Éditeur d'équations. Une fois qu’il ont été définis, les paramètres restent valables pour les sessions suivantes. Les valeurs à utiliser de préférence sont celles spécifiées dans le Guide pour informatiser l'élaboration et la diffusion des normes (Guide ITSIG). [retour]
Comment est-il possible de faire de multiples références à la même note de bas de page ?
1. Premièrement, la note de bas de page à laquelle référence multiple doit être faite, doit avoir été insérée à l’aide de la commande «Footnote/Note de bas de page» du menu Insertion.
2. Pour insérer la référence suivante à la note de bas de page source, positionner le point d’insertion à l’endroit où le renvoi correspondant doit être inséré.
3. Dans le menu Insertion, sélectionner «Renvois…».
4. Dans la boîte de dialogue Renvoi, sélectionner la catégorie «Note de bas de page».
5. Dans la liste «Insérer un renvoi à», sélectionner «Numéro de note de bas de page».
6. Dans la liste «Pour la note de bas de page», sélectionner la note de bas de page à laquelle vous voulez faire référence.
7. Cliquer sur le bouton «Insérer», puis sur le bouton «Fermer».
8. Dans le document, sélectionner le nouveau renvoi.
9. Dans le menu Format, sélectionner «Style…».
10. Dans la liste des styles, sélectionner «TableFootNoteXref» et cliquer sur le bouton «Appliquer». Placer le point d’insertion juste après le nouveau renvoi et insérer une parenthèse fermante. [retour]
Dois-je utiliser le style Special lorsque j’effectue des modifications (en utilisant les commandes de mise en forme) de certains paragraphes ?
Les styles sont utilisés pour différentier divers éléments de texte (par exemple titres d’articles, de figures ou de tableaux, formules, etc.) et non pas une mise en forme particulière. À cet égard, le style Special a été conçu pour être utilisé pour tout élément de texte pour lequel vous n’êtes pas sûr du style à employer, ou pour lequel vous pensez qu’aucun style de la feuille de styles n’est approprié (notices d’avertissement, désignation, programme d’ordinateur, etc.), mais pas lorsqu’un paragraphe entier est remis en forme pour des besoins d’esthétique (auquel cas la modification s’applique localement et n’affectera pas les autres occurrences du style en question). [retour]
Les annexes I et O sont manquantes. De plus, à partir de l’annexe J, la numérotation des figures et tableaux est décalée d'une lettre, c'est-à-dire qu'elle commence à I.1 dans l’annexe J, à J.1 dans l’annexe K, etc., puis elle est décalée de deux lettres à partir de l'annexe P.
La version 3.0 du modèle omet encore les annexes I et O alors que l’édition de 1997 des Directives, Partie 3, permet désormais l'utilisation de ces lettres pour désigner les annexes. Ce n’est pas le cas pour la numérotation des figures et des tableaux et cela crée donc un décalage. Ce problème sera résolu dans la prochaine version du modèle ISO. Dans l'immédiat, il convient de suivre les anciennes règles rédactionnelles, c'est-à-dire omission des annexes I et O, et de remplacer manuellement la lettre du numéro des tableau et des figures (mais pas tout le numéro, pour conserver la mise à jour automatique du nombre figurant dans le numéro d’identification de ces éléments). [retour]
Les textes standards des avant-propos des Rapports techniques, d'ISP et d'autres types de documents ne sont pas dans le squelette, tout comme d'autres textes utiles.
Ces textes standards n'étaient pas disponibles lorsque le modèle a été développé et il est donc nécessaire de les ajouter. Ils sont fournis séparément ci-dessous. Pour pouvoir les utiliser dans tous vos documents, enregistrez-les comme insertions automatiques dans le modèle Normal.dot (voir mode opératoire dans le manuel de l’utilisateur ou l’aide en ligne). [retour]
Lorsqu’une énumération à été interrompue par du texte en un style différent de Liste Continue;list-1, 2, 3 ou 4, comment faire pour que la deuxième partie de l’énumération recommence avec l’identificateur suivant celui où la première partie s'est arrêtée ?
NOTE Il convient de ne pas confondre ce cas avec un élément d’énumération comportant plusieurs alinéas et qui est décrit dans le Modèle ISO et document type ISO, version 3.0 — Manuel de référence, paragraphe 4.2.18.2.
1. Sélectionner le paragraphe où la deuxième partie de l'énumération doit commencer et lui appliquer le style «List Continue», au même niveau et avec les mêmes attributs que ceux de la première partie de l'énumération.
2. Dans le menu Format, sélectionner «Puces et numéros…».
3. Dans l’onglet «Numéros», cliquer sur le bouton «Modifier», indiquer dans la zone «A partir de» l’identificateur à utiliser pour redémarrer l'énumération et cliquer sur le bouton OK. [retour]
Le bandeau qui contient l’indication du type de document, normalement placé sur la première page de la partie normative (au-dessus du titre de la norme en style zzSDTTitle), se trouve maintenant sur la page qui suit celle de garde (page 1 de la section 2).
Cela arrive lorsque le saut de section entre les sections 2 et 3 présent dans le squelette a été supprimé.
NOTE Il est rappelé que si ce saut de section tombe sur une page impaire, la page qui suit sera blanche car nous avons spécifié que la première page de la section 3 est une page impaire (c’est-à-dire page 1). Il convient donc de ne pas supprimer ce saut de section pour éviter la page blanche.
1. Placer le point d’insertion juste avant le champ contenant le titre de la norme (en style zzSDTTitle) et insérer un saut de section sur page impaire.
2. En conservant le point d’insertion là où il se trouve, dans le menu Affichage, sélectionner «En-tête et pied de page» et cliquer sur le bouton «Identique au précédent» de la barre d'outils «En-tête et pied de page», de façon à le désactiver.
3. Cliquer une fois sur le bouton «Afficher en-tête/pied de page précédent» puis sur celui «Mise en page».
4. Sélectionner l'onglet «Disposition» et décocher l'option «Première page différente». Cliquer sur le bouton OK.
5. Tout en conservant la barre d’outils «En-tête et pied de page» visible, choisir la commande «Numéros de page…» du menu Insertion. Cliquer sur le bouton «Format…». Dans la zone «Format», sélectionner «i, ii, iii…». Dans la zone «Numérotation des pages», cocher «A partir de» et sélectionner «2». Cliquer deux fois sur le bouton OK.
6. Si nécessaire, basculer sur le pied de page. Sélectionner le champ contenant le numéro de page. Cliquer sur le bouton «Numéro de page» de la fenêtre «En-tête et pied de page». Resélectionner le numéro de page et supprimer la mise en forme «Gras».
7. Répéter l’étape 6 pour les pages paires (respectivement impaires) de la section 2. [retour]
Dans une bibliographie, les références doivent-elles être numérotées ?
Chaque référence devrait être numérotée à l'aide de chiffres arabes entre crochets. (Ces numéros peuvent être utilisés dans le texte pour des besoins de référence.) Les références peuvent être données dans l'ordre alphanumérique ou dans l'ordre dans lequel elles sont mentionnées dans le texte.
Pour numéroter automatiquement les entrées bibliographiques, procéder comme suit.
1. Taper toutes les entrées, sans leur numéro.
2. Les sélectionner toutes.
3. Dans le menu Format, sélectionner «Puces et numéros…».
4. Sélectionner l’onglet «Numéros».
5. Cliquer sur le bouton «Modifier».
6. Taper un crochet ouvrant (Alt + Ctrl + [) dans la zone «Texte avant» et un crochet fermant (Alt + Ctrl + ]) dans la zone «Texte après». Sélectionner «1, 2, 3, …» dans la liste déroulante «Numérotation». Entrer une valeur de 40 pt comme «Distance entre retrait et texte» et s’assurer que la case «Retrait négatif» est cochée.
7. Cliquer sur le bouton OK. [retour]
Comment est-il possible d'augmenter l'interligne sur les sorties papier des documents de travail tout en conservant le fichier intact pour utilisation ultérieure ?
1. Ouvrir le document.
2. Dans le menu Format, sélectionner «Style…».
3. Dans la liste des styles, sélectionner «Normal;paragraph» et cliquer sur le bouton «Modifier».
4. Dans la boîte de dialogue «Modifier le style», cliquer sur le bouton «Format» et sélectionner «Paragraphes».
5. Dans la boîte de dialogue «Paragraphes», changer la valeur d’interligne pour «1,5 lignes» ou «Double», et cliquer sur le bouton OK.
6. Cliquer sur le bouton OK dans la boîte de dialogue «Modifier le style» et sur le bouton «Fermer» dans la boîte de dialogue «Style».
7. Imprimer le document et fermer le fichier. Cliquer sur «Non» en réponse à la question «Enregistrer les modifications dans documentN ?» (ou «Oui» si vous avez effectué d’autres modifications que vous désirez conserver). Si un message vous demande si vous désirez sauvegarder les modifications dans ISOSTD30.DOT, répondre «Non». [retour]
Comment est-il possible de formater un document électronique pour qu’il tienne sur une page au format américain ?
Changer le format de papier.
1. Dans le menu Fichier, sélectionner «Mise en page», puis l’onglet «Taille».
2. Dans la zone «Taille du papier», sélectionner la taille du papier que vous désirez utiliser pour l’impression (c’est-à-dire US Letter) et, dans la zone «Appliquer», sélectionner «A tout le document». Cliquer sur le bouton OK.
NOTE Ce mode opératoire devrait produire le résultat escompté, à l’exception des en-têtes qui conserverons les paramètres du format A4; ne pas les modifier. [retour]
J'ai reçu le fichier d'un document élaboré avec le modèle ISO mais, lorsque je l'ouvre, la présentation n'est pas celle du modèle ISO (mes options de mise en forme habituelles s'appliquent au document), et les boutons du modèle n'apparaissent pas dans la barre de menus. Que faire ?
1. Ouvrir le document et vérifier la présence
- des indications «… ISOSTD ISO Template Version 3.0 1997-02-07» ou «…ISOSTD ISO Basic Template Version 3 1997-02-03» au bas de la page de garde (première page du document), et
- que le chemin indiqué dans la zone «Modèle» de la commande «Modèles…» du menu Fichier se termine bien par ISOSTD30.DOT, BASICEN.DOT ou BASICFR.DOT.
Si aucune des deux vérifications précédentes n'est concluante, s'assurer auprès de l'expéditeur qu'il a bien transmis la bonne copie et que les informations qui l'accompagnaient étaient correctes; sinon, passer aux points suivants.
2. Choisir la commande «Modèles…» du menu Fichier. Remplacer le début du chemin indiqué par celui de l'emplacement où vous avez placé le modèle ISO sur votre propre équipement, puis cliquer sur le bouton OK, ou cliquer sur «Attacher…» et sélectionner «ISOSTD30.DOT», «BASICEN.DOT» ou «BASICFR.DOT», suivant le cas, dans le répertoire où il se trouve et cliquer sur le bouton OK à la fois dans les boîtes de dialogue Attacher un modèle et Modèles et programmes complémentaires.
3. Choisir la commande «Macro…» du menu Outils. Dans la liste «Nom de la macro», sélectionner «IsoLib» et cliquer sur le bouton Exécuter. De cette manière, certaines options de localisation de Word seront remises à l'état initial.
4. Si la barre d'outils ISOSTD n'apparaît pas, sélectionner «Barre d'outils…» dans le menu Affichage, et cocher «ISOSTD». Cliquez sur le bouton OK. [retour]
Sur la page de garde, la plupart des nombres sont écrits sous forme cardinale (par exemple, «11435» et devenu «onze mille quatre cent trente cinq»). Les en-têtes des pages ont le même problème. Le stade du document au bas de la page de garde indique: «Erreur! Ce nombre ne peut être représenté sous le format spécifié». Parfois, les annexes et leurs composants sont aussi identifiés avec des chiffes au lieu de lettres.
Ce problème a été observé sur des documents créés à l’aide d’une version scandinave de Word 6 (ou 95). Lorsque le document est importé dans une autre version de Word, les codes de champ sont incorrectement traduits (par exemple, FORMATCAR devient TEXTEMONNAIE). Malheureusement, il n’y a pas d’autre solution que de suivre la procédure suivante.
1. Choisir la commande «Options…» du menu Outils. Sélectionner l'onglet «Affichage» et cocher l'option «Codes de champ» dans les options d’affichage. Cliquer sur le bouton OK.
2. Rechercher chaque occurrence du terme «TEXTEMONNAIE» dans les champs et le remplacer par «FORMATCAR».
3. Si nécessaire, dans les annexes, remplacer toutes les occurrences de «ARABE» dans les codes de champ par «ALPHABETIQUE».
4. Choisir la commande «Options…» du menu Outils. Sélectionner l'onglet «Affichage» et décocher l'option «Codes de champ» dans les options d’affichage. Cliquer sur le bouton OK.
5. Cliquer sur le bouton Update All. S’assurer qu’au moins l’option «Codes de champs» est sélectionnée et cliquer sur le bouton OK. [retour]
Les champs (sur la page de garde, dans les en-têtes et le titre sur la page 1) sont remplacés par l’indication «Erreur! Source du renvoi introuvable!»
1. Choisir la commande «Options…» du menu Outils. Sélectionner l'onglet «Affichage» et cocher l'option «Codes de champ» dans les options d’affichage. Cliquer sur le bouton OK.
2. Dans l’ensemble du document, vérifiez si le groupe de champs «DEFINIR DDxxxx» apparaît plusieurs fois. Ce groupe ne doit être présent qu’à la fin du titre sur la première page de la section 3 (style zzSTDTitle). S’il y a d’autres occurrences, supprimez-les.
3. Choisir la commande «Macro…» du menu Outils. Dans la liste «Nom de la macro», sélectionner «IsoLib» et cliquer sur le bouton Exécuter.
4. Choisir la commande «Options…» du menu Outils. Sélectionner l'onglet «Affichage» et décocher l'option «Codes de champ» dans les options d’affichage. Cliquer sur le bouton OK. [retour]